Política de Tratamiento y Manejo de la Información

Establecer los lineamientos de SOMOS DIÁSPORA S.A.S. para el tratamiento y manejo adecuado de los datos personales que recolecta o recibe en el desarrollo de sus actividades financieras, crediticias, inmobiliarias, comerciales, administrativas y corporativas, garantizando los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normativa colombiana aplicable.

Esta Política aplica a los datos personales de prospectos, clientes, colaboradores, asesores, contratistas, aliados y demás personas naturales cuya información sea tratada por SOMOS DIÁSPORA S.A.S., tanto en medios físicos como electrónicos.

También aplica a los colaboradores y terceros que, por razón de sus funciones o contratos, accedan a información personal administrada por la compañía. Todo tratamiento deberá realizarse dentro de las finalidades autorizadas y bajo los controles definidos por SOMOS DIÁSPORA.

La presente Política se interpreta y aplica de acuerdo con la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales, en especial:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25.
• Ley Estatutaria 1266 de 2008.
• Ley 2157 de 2021.
• Ley 527 de 1999.
• Instrucciones, circulares y demás disposiciones vigentes expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

SOMOS DIÁSPORA S.A.S. es el único Responsable del Tratamiento para las bases de datos y procesos cubiertos por esta Política. CONECTA 360 es un producto tecnológico de SOMOS DIÁSPORA utilizado para apoyar la gestión y trazabilidad de procesos; su uso no modifica la calidad de SOMOS DIÁSPORA como Responsable del Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para realizar el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones legales.

Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.

Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos por cuenta de SOMOS DIÁSPORA.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o las finalidades y medios del tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión.

Transferencia: Entrega de datos a otro receptor que actúa como Responsable del Tratamiento.

Transmisión: Comunicación de datos a un Encargado para que realice tratamiento por cuenta del Responsable.

Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la Constitución, la ley y las demás disposiciones aplicables.

Finalidad: Los datos se utilizan únicamente para finalidades legítimas, informadas y autorizadas.

Libertad: El tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada cuando la ley así lo exija.

Veracidad o calidad: La información debe ser completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: El titular puede conocer la existencia y el uso de sus datos personales.

Acceso y circulación restringida: La información solo será accesible para personas autorizadas y según necesidad funcional.

Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado.

Confidencialidad: Quienes intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información.

• Datos de identificación y contacto.
• Datos financieros y crediticios.
• Datos patrimoniales y comerciales.
• Documentación de soporte.
• Datos asociados a la relación contractual, operativa o corporativa.

Datos sensibles. SOMOS DIÁSPORA no solicita datos sensibles como condición ordinaria para la prestación de sus servicios. Si excepcionalmente su tratamiento resulta necesario y está permitido por la ley, se informará al titular el carácter facultativo de suministrarlos, la finalidad específica y se obtendrá autorización expresa cuando corresponda.

• Gestionar el diagnóstico financiero, perfilamiento crediticio, análisis de capacidad de pago y estructuración de alternativas de financiación.
• Consultar información financiera y crediticia en operadores autorizados cuando exista autorización del titular.
• Preparar, presentar y gestionar solicitudes de crédito hipotecario, leasing habitacional u otros mecanismos de financiación.
• Gestionar procesos de intermediación inmobiliaria con constructoras, inmobiliarias, propietarios, notarías, empresas de avalúos y demás terceros necesarios.
• Realizar procesos de vinculación, verificación, debida diligencia, prevención de fraude y controles de cumplimiento.
• Gestionar contratos, facturación, soporte administrativo, servicio al cliente, postventa, seguimiento y trazabilidad de los casos.
• Atender consultas, solicitudes, reclamos y requerimientos de autoridades.
• Realizar auditorías internas, controles de calidad y seguridad de la información.
• Gestionar procesos internos con colaboradores, asesores, contratistas y aliados.
• Enviar información comercial, educativa, novedades, portafolios y ofertas únicamente cuando exista la autorización correspondiente.

SOMOS DIÁSPORA solicitará la autorización del titular, a más tardar al momento de la recolección, e informará de manera clara las finalidades específicas del tratamiento. La autorización podrá obtenerse mediante firma física, firma digital, aceptación electrónica, casillas de verificación u otros mecanismos que permitan conservar evidencia verificable del consentimiento.

Las autorizaciones se conservarán como parte del expediente o registro correspondiente y estarán disponibles para acreditar el cumplimiento de las obligaciones de la compañía.

SOMOS DIÁSPORA podrá consultar directamente información financiera, crediticia, comercial y de servicios en centrales u operadores de información autorizados cuando cuente con autorización válida del titular y la consulta tenga relación directa con el análisis de riesgo o viabilidad crediticia.

Cuando sea necesario para tramitar una solicitud de financiación, la información podrá ser remitida a bancos, entidades financieras o fiduciarias para su respectivo estudio. La información crediticia no será utilizada para finalidades distintas a las autorizadas.

Transferencia. Cuando sea necesario entregar datos a una entidad que actúe como Responsable Independiente, SOMOS DIÁSPORA verificará que exista una finalidad legítima, autorización o fundamento legal aplicable y las condiciones de protección requeridas.

Transmisión. Cuando un proveedor o tercero trate datos por cuenta de SOMOS DIÁSPORA, actuará como Encargado del Tratamiento y la relación deberá estar regulada mediante contrato o cláusulas apropiadas.

Operaciones internacionales. Las transferencias y transmisiones internacionales observarán la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones vigentes de la SIC.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales en los términos legales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda legalmente.
• Presentar consultas y reclamos ante SOMOS DIÁSPORA.
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando aplique.

Como Responsable del Tratamiento, SOMOS DIÁSPORA garantizará el ejercicio efectivo del habeas data, solicitará y conservará evidencia de las autorizaciones cuando sean requeridas, informará las finalidades y derechos del titular, conservará la información bajo condiciones adecuadas de seguridad, actualizará y rectificará oportunamente la información y atenderá consultas y reclamos dentro de los términos establecidos por la ley.

SOMOS DIÁSPORA aplicará medidas razonables y proporcionales para proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, acceso no autorizado, uso indebido, divulgación o destrucción.

• El acceso a la información se asignará por rol y necesidad funcional.
• Los expedientes y soportes deberán conservarse en repositorios corporativos autorizados.
• Google Drive constituye la fuente documental oficial de SOMOS DIÁSPORA para expedientes, políticas, contratos, soportes y documentos corporativos.
• CONECTA 360 podrá utilizarse como producto tecnológico para la operación, gestión y trazabilidad de procesos y casos.
• Las credenciales de acceso son personales y no deben compartirse.

Todo colaborador, asesor, contratista o tercero que tenga acceso a datos personales deberá cumplir esta Política y las instrucciones internas de SOMOS DIÁSPORA. Deberá utilizar únicamente la información necesaria para sus funciones, mantener la confidencialidad, verificar que exista autorización o fundamento legal y reportar inmediatamente cualquier incidente relacionado con datos personales.

Cualquier incidente que pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de datos personales deberá ser reportado de inmediato a la Dirección y a Legal & Compliance. La compañía documentará el incidente, evaluará su alcance, adoptará medidas de contención y corrección y realizará los reportes o comunicaciones que sean exigibles.

El área responsable es Legal & Compliance. Las consultas y reclamos podrán presentarse por correo a legal@somosdiaspora-co.com, al teléfono +57 310 316 3436 o a través del sitio web.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles. Los reclamos completos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, con las prórrogas previstas en la Política cuando corresponda.

El titular podrá solicitar la revocatoria de su autorización y/o la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que exija conservarlos. Cuando proceda la supresión, SOMOS DIÁSPORA adoptará medidas razonables para eliminar o anonimizar la información.

Las bases de datos administradas por SOMOS DIÁSPORA tendrán vigencia mientras la compañía desarrolle las actividades relacionadas con las finalidades descritas en esta Política y mientras exista una obligación legal, contractual, administrativa o de defensa de derechos que justifique la conservación de la información. Cumplidos los términos aplicables, la información será eliminada o anonimizada de manera segura cuando corresponda.

Cualquier cambio sustancial en esta Política será comunicado a los titulares de manera oportuna. Cuando el cambio afecte las finalidades previamente autorizadas y la ley exija una nueva autorización, SOMOS DIÁSPORA la solicitará antes de aplicar la nueva finalidad.

Esta Política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida por una versión posterior debidamente aprobada.